Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen von pausenlos.ai ist:

wolke blau GmbH
Hans-Sachs-Gasse 12/6, 8010 Graz, Österreich
FN 516437 t, Landesgericht für Zivilrechtssachen Graz
E-Mail: hello@wolkeblau.com
Telefon: +43 664 5106100

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht bestellt, weil die gesetzlichen Voraussetzungen dafür nicht vorliegen.

2. Besuch dieser Website

Server-Protokolle

Beim Aufruf dieser Website werden technische Daten verarbeitet, die Ihr Browser automatisch übermittelt. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browsertyp, Betriebssystem sowie technische Fehler- und Sicherheitsinformationen gehören.

Zweck: Auslieferung, Stabilität, Fehleranalyse und Sicherheit der Website.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und zuverlässigen Betrieb. Die konkrete Aufbewahrungsdauer technisch geführter Plattform-Protokolle richtet sich nach den erforderlichen Sicherheits- und Fehleranalysezeiträumen des jeweiligen Infrastrukturbetreibers.

Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen keine Analyse-, Werbe- oder Tracking-Dienste ein. Ein Einwilligungsbanner ist daher derzeit nicht erforderlich.

Für technisch notwendige und funktionale Abläufe verwenden wir Cookies sowie Speicherbereiche Ihres Browsers:

• Anmeldedaten für die geschützte Verwaltungsoberfläche,
• den Schutz passwortgeschützter Demo-Seiten und einen kurzzeitigen Marker zur Wiederherstellung nach fehlerhaften Aktualisierungen,
• Ihre Spracheinstellung,
• den Zustand der Seitennavigation; der zugehörige funktionale Cookie läuft nach sieben Tagen ab,
• einen Zwischenspeicher der öffentlichen Widget-Konfiguration wie Erscheinungsbild und Starttexte; darin werden keine Chatnachrichten oder Kontaktdaten gespeichert.

Diese Speicherungen dienen ausschließlich der von Ihnen angeforderten Funktion und werden nicht für Profilbildung oder Werbung verwendet. Vor einer späteren Einbindung von Analyse- oder Marketingdiensten prüfen wir erneut, ob eine Einwilligung erforderlich ist.

3. Kontaktformular und Fragen-Check

Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse, freiwillig Ihre Telefonnummer sowie den Inhalt Ihrer Nachricht. Die Angaben werden per E-Mail an die zuständige Kontaktadresse der wolke blau GmbH übermittelt.

Zweck: Bearbeitung und Beantwortung Ihrer Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen Maßnahmen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Kommunikation mit Interessenten und Geschäftspartnern.
Speicherdauer: bis zur abschließenden Bearbeitung; anschließend nur, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dies erfordern.

Kostenloser Fragen-Check

Für den Fragen-Check verarbeiten wir die angegebene Website-Adresse und E-Mail-Adresse. Zweck ist die Prüfung der genannten Website und die Zusendung des Ergebnisses. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die Angaben werden nach Abschluss der Anfrage gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder erforderliche Anschlusskommunikation entgegenstehen.

4. Veranstaltungen

Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, Veranstaltung, Sprache sowie freiwillig Unternehmen und Telefonnummer. Wir verwenden diese Daten für die Platzverwaltung, die Anmeldebestätigung, die Kalenderdatei, eine Erinnerung vor der Veranstaltung und eine mögliche Abmeldung. Zur Missbrauchsabwehr wird außerdem geprüft, wie viele Anmeldungen eine E-Mail-Adresse innerhalb eines kurzen Zeitraums ausgelöst hat.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung der Anmeldung und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Missbrauchsschutz und organisatorische Nachweise.
Speicherdauer: bis zur Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung sowie für den Zeitraum, in dem ein Nachweis der Anmeldung oder Abmeldung erforderlich ist. Abmeldungen ändern den Anmeldestatus; gesetzliche Pflichten bleiben unberührt.

5. Wenn Sie mit einem Bot sprechen

Der Bot ist als KI gekennzeichnet und erzeugt Antworten automatisiert. Bitte geben Sie keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten ein, etwa Gesundheitsdaten, sofern diese für Ihre Anfrage nicht ausdrücklich erforderlich sind.

Verarbeitete Daten

• Ihre Nachrichten und die erzeugten Antworten,
• die für eine Antwort herangezogenen Wissensquellen und Trefferinformationen,
• technische Sitzungskennung, Sprache und Zeitstempel,
• Herkunftsdomain und technische Angaben bei abgelehnten oder begrenzten Zugriffen,
• bei aktivierten Zusatzfunktionen die von Ihnen eingegebenen Termin-, Rückruf- oder Newsletterangaben.

Zwecke: Beantwortung Ihrer Anfrage, Bereitstellung aktivierter Zusatzfunktionen, Sicherstellung der Antwortqualität, Erkennung von Wissenslücken sowie Schutz vor Missbrauch.
Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei vorvertraglichen oder von Ihnen angeforderten Maßnahmen, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Bei einer Newsletter-Anmeldung richtet sich die Rechtsgrundlage nach dem Einwilligungsprozess des jeweiligen Unternehmens.

Formular-Karten im Chat: Bei aktiviertem Formular- oder Rückruf-Service kann der Bot eine Eingabekarte anzeigen. Die dort eingetragenen Angaben (Name, E-Mail-Adresse sowie je nach Einrichtung weitere Felder wie Telefonnummer oder Anliegen) werden dem jeweiligen Unternehmen per E-Mail übermittelt, bei eingerichteter Verbindung zusätzlich über eine gesicherte Schnittstelle (Webhook) an dessen Systeme weitergeleitet und in der Verwaltungskonsole des Unternehmens gespeichert. Sie werden nicht an das Sprachmodell übergeben und nicht im Gesprächsprotokoll gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO; die Einwilligung zur Datenverarbeitung wird über ein Pflicht-Häkchen in der Karte eingeholt (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO).

Für den pseudonymisierten Bestand werden erkannte personenbezogene Angaben geschwärzt. Eine berechtigte Stelle kann eine einzelne Sitzung im Klartextbestand und im pseudonymisierten Bestand gezielt löschen. Gelöschte Daten können in täglichen Datenbanksicherungen noch bis zum Ablauf des regulären Sicherungszyklus von etwa 14 Tagen enthalten sein und werden dort nicht produktiv weiterverarbeitet.

Automatisierte Entscheidungen

Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.

6. Konten, Kundenbereich und Support

Für den geschützten Kunden- und Agenturbereich verarbeiten wir Konto- und Profildaten, Anmeldeinformationen, Rollen, Mandantenzuordnungen und sicherheitsrelevante Zugriffsangaben. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO für Zugriffssteuerung und Sicherheit. Die Daten werden für die Dauer des Vertrags beziehungsweise bis zum Entzug des Zugangs verarbeitet; gesetzliche Pflichten bleiben unberührt.

Bei Support-Tickets verarbeiten wir Betreff, Beschreibung, Status, Kommentare, beteiligte Benutzer und gegebenenfalls hochgeladene Anhänge. Diese Daten dienen der Bearbeitung und Dokumentation des Anliegens. Sie werden bis zum Abschluss des Supportfalls und danach nur so lange gespeichert, wie dies für Vertragserfüllung, Nachweiszwecke oder gesetzliche Pflichten erforderlich ist.

7. Wissensquellen und Website-Erfassung

Kunden können Webseiten, Texte und Dokumente als Wissensquellen freigeben. Dabei verarbeiten wir URLs, Seiteninhalte, Dokumente, daraus gebildete Textabschnitte und Suchvektoren. Öffentlich erreichbare Webseiten können hierfür über den Dienst Firecrawl abgerufen und technisch aufbereitet werden. Gesperrte Adressen werden nicht eingelesen.

Zweck: Aufbau und Aktualisierung des kundeneigenen Wissensbestands.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO im Vertragsverhältnis.
Speicherdauer: bis die Quelle entfernt wird oder der Vertrag endet, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen. Der Kunde ist dafür verantwortlich, nur Inhalte bereitzustellen, die für diesen Zweck verarbeitet werden dürfen.

8. Kalenderverbindungen und Terminbuchung

Wenn ein Kunde die optionale Kalenderbuchung aktiviert, verbindet er sein eigenes Google-Calendar- oder Microsoft-Outlook-Konto über OAuth. Dabei können Profil- und Kontoangaben, Kalenderbelegung, Termindaten, Einladungen und Teilnehmerdaten verarbeitet werden. Die jeweils angeforderten Berechtigungen werden im Freigabedialog des Anbieters angezeigt.

Die Anwendung speichert keine OAuth-Zugangsdaten im Klartext. Ein mandantenbezogener Verbindungsschlüssel wird verschlüsselt gespeichert. Er wird beim Trennen der Verbindung, beim Ende des Moduls oder spätestens bei Vertragsende gelöscht. Für bereits beim Kalenderanbieter angelegte Termine gelten zusätzlich dessen Regeln und die Einstellungen des verbundenen Kundenkontos.

9. Empfänger und Dienstleister

Wir setzen Dienstleister nur ein, soweit dies für den Betrieb oder eine vom Kunden aktivierte Funktion erforderlich ist. Die konkrete Verarbeitungskette und die jeweils aktuellen Unterauftragnehmer werden zusätzlich im Auftragsverarbeitungsvertrag geführt.

Soweit Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet werden, erfolgt dies nur auf Grundlage der gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere eines Angemessenheitsbeschlusses oder geeigneter Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln. Einzelheiten richten sich nach der jeweils aktuellen und vertraglich vereinbarten Verarbeitungskette.

10. Wenn Ihr Unternehmen pausenlos.ai einsetzt

Setzt ein Unternehmen pausenlos.ai auf seiner eigenen Website ein, ist dieses Unternehmen grundsätzlich Verantwortlicher für die dortige Verarbeitung. Die wolke blau GmbH verarbeitet die Daten in diesem Fall als Auftragsverarbeiterin auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags. Dieser regelt Zweck, Umfang, Dauer, technische und organisatorische Maßnahmen sowie die eingesetzten Unterauftragnehmer.

Die Daten der einzelnen Kunden werden mandantenbezogen getrennt. Die Trennung wird nicht nur in der Oberfläche, sondern durch Zugriffsregeln unmittelbar in der Datenbank durchgesetzt.

11. Sicherungen

Die Datenbank wird durch die verwaltete Cloud-Infrastruktur täglich gesichert; Sicherungsstände werden etwa 14 Tage vorgehalten. Es besteht keine zusätzliche eigene Sicherung. Hochgeladene Dateien wie Wissensdokumente, Avatare, Icons, Veranstaltungsbilder oder Ticket-Anhänge sind nicht Bestandteil dieser Datenbanksicherung. Originale sollen deshalb beim jeweiligen Kunden beziehungsweise bei der wolke blau GmbH erhalten bleiben.

12. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Wenden Sie sich dafür an hello@wolkeblau.com. Wenn Sie den Bot eines unserer Kunden genutzt haben, können Sie sich auch direkt an dieses Unternehmen wenden.

Sie haben außerdem das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde. Zuständig in Österreich ist die Österreichische Datenschutzbehörde, Barichgasse 40–42, 1030 Wien, dsb.gv.at.

13. Sicherheit

Die Übertragung erfolgt verschlüsselt über TLS. Öffentliche Widget-Zugangsschlüssel werden nur als Hashwert gespeichert, einem Kunden und Bot zugeordnet, auf erlaubte Domains begrenzt und durch Obergrenzen pro Minute und Tag geschützt. Kalender-Verbindungsschlüssel werden mit starker Verschlüsselung gespeichert. Zugriffe auf die Verwaltungsoberfläche und Kundendaten sind rollen- und mandantenbezogen beschränkt. Hochgeladene Dateien werden über private Speicherbereiche und geprüfte Auslieferungswege bereitgestellt.

14. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung. Diese Darstellung beschreibt den technisch belegten Stand und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.