KI-Chatbot, DSGVO und AI Act: was Unternehmen erfüllen müssen

Ein KI-Chatbot auf einer Unternehmens-Website muss sich als KI zu erkennen geben, muss personenbezogene Daten rechtmäßig und befristet verarbeiten, und die Verarbeitung muss zwischen Ihnen und dem Anbieter vertraglich geregelt sein.

Die EU-Verordnung über künstliche Intelligenz verlangt, dass Menschen erkennen, wenn sie mit einem KI-System sprechen. Die entsprechenden Transparenzpflichten gelten ab 2. August 2026.

Bei pausenlos.ai weist sich der Websitebot an zwei Stellen als KI aus: in der Kopfzeile des Chatfensters und in seiner ersten Nachricht. Diese Kennzeichnung wird von der Plattform gesetzt und lässt sich nicht abschalten — auch nicht versehentlich durch einen selbst gewählten Bot-Namen. Der Text ist in Deutsch und Englisch hinterlegt und redaktionell anpassbar, entfernen lässt er sich nicht.

Datenbank und Dokumentenspeicher liegen in der Europäischen Union. Für die Antwortgenerierung werden Sprachmodelle von Google eingesetzt, angebunden über ein Gateway; diese Verarbeitung ist im Auftragsverarbeitungsvertrag geregelt.

• Gespräche im Klartext werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
• Das pseudonymisierte Archiv wird nach 180 Tagen gelöscht.
• Protokolle über abgelehnte Zugriffe werden nach 30 Tagen gelöscht.
• Einzelne Sitzungen können jederzeit gezielt gelöscht werden.

Für das Langzeitarchiv werden Nachrichten geschwärzt: erkannte personenbezogene Daten werden entfernt, der Vorgang wird protokolliert.

Jeder Kunde ist ein eigener Mandant mit eigenem Wissensbestand und eigener Konfiguration. Die Trennung wird nicht nur in der Oberfläche durchgesetzt, sondern direkt in der Datenbank. Ein Kunde kann keine Daten eines anderen Kunden sehen.

Für jeden Zugangsschlüssel gelten Obergrenzen pro Minute und pro Tag. Abgelehnte Zugriffe werden mit Grund, Herkunft und Zeitpunkt protokolliert. Zugangsschlüssel werden nur als Hash gespeichert und sind jederzeit widerrufbar. Der öffentliche Schlüssel im Script-Tag ist an eine Liste erlaubter Domains gebunden, der Websitebot lässt sich dadurch nicht auf fremden Websites einbinden.

Zwischen Ihnen und der wolke blau GmbH wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen. Er ist Teil der Einrichtung und regelt Zweck, Umfang und Dauer der Verarbeitung sowie die eingesetzten Unterauftragnehmer.

Der Websitebot setzt keine Analyse- oder Marketing-Cookies. Er verwendet nur funktional notwendigen Speicher, damit ein Gespräch über einen Seitenwechsel hinweg zusammenhängt. Die Einordnung im Einzelfall trifft die Datenschutzerklärung Ihrer Website.

Ist pausenlos.ai DSGVO-konform?

Die Plattform ist darauf ausgelegt: EU-Speicherung, befristete Aufbewahrung, Schwärzung personenbezogener Daten, Auftragsverarbeitungsvertrag. Die datenschutzrechtliche Verantwortung für Ihre Website bleibt bei Ihnen.

Was passiert mit unseren Daten bei einer Kündigung?

Inhalte, Konfiguration und Auswertungen gehören Ihnen und werden in exportierbarer Form übergeben.

Können andere Kunden unsere Daten sehen?

Nein, die Mandantentrennung ist in der Datenbank verankert.

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